会議：令和６年 ９月 総合政策委員会 ／ 役職：委員（総合政策委員会） ／ 出典：https://ssp.kaigiroku.net/tenant/saitama/SpMinuteView.html?council_id=1015&schedule_id=1&minute_id=256&is_search=true
令和6年9月13日 総合政策委員会（照喜納弘志委員 質疑）
与野駅西口土地区画整理事業の不適正事務処理に関する追加報告（公印管理・追加ヒアリング状況）について
○土橋勇司委員長 ほかにございますか。
照喜納委員
◆照喜納弘志委員 すみません、そしたらちょっと私のほうからも。
まず公印のことで、先ほど津和野委員からも質問ございましたが、公印の管理について、ちょっとそれぞれの部局にあって、それを鍵のついた箱の中に入れて、押さなきゃいけない人は決まっているわけですよね。その人が鍵を開けて押すというルールというのはどこかに明文化されているものなんですか。
○土橋勇司委員長 法務・コンプライアンス課長
◎法務・コンプライアンス課長 お答えいたします。
公印の使用の規則につきましては、さいたま市公印規則がございまして、自分の課で保管する公印を使用する場合のルールとしましては、文書管理システムで起案登録をする際に、当課で保管する市長印を使用などと入力しまして電子決裁を行います。この場合には、決裁時に公印保管者、課長になるんですが、課長から使用承認を受けたものとしまして公印依頼、公印承認の操作を行わず、公印使用者とは別の公印取扱者に施行文書の確認を受けた上で公印を使用いたします。紙決裁の場合につきましては、公印保管者または公印取扱者に対しまして公印使用簿にチェックを入れた決裁文書と施行日等を入れた施行文書を提示しまして、決裁文書の公印使用欄に公印使用承認印を押印するといったようなルールになっております。そちらがさいたま市公印規則第11条にルールとして規定してございます。
◆照喜納弘志委員 何となく分かりましたけれども、すみません、その公印の使用に関する規則というのはきちんとそうやって定められて、でも今回のこの事案についてはそれがきちんとされていなかったということ、公印を管理者以外の人が使いますという許可をちゃんと取ってやっていなかったということですね。
◎法務・コンプライアンス課長 今回、そもそも決裁文書がございませんので、本来ですとその決裁文書に使用承認印を押した上で公印を押すというのが通常のルールなんですけれども、そもそもその決裁文書が存在しないということになりますので、その承認自体も今回ないといったようなことになります。
◆照喜納弘志委員 それでも公印を契約書に押せる状態にあったということがやはり一番大きな課題であろうかと思います。
先ほど、一般的なルールとしてそれを鍵のある箱の中に入れて、押す必要があるときは責任ある人が鍵を管理していて、開けて押す、もしくはその人に渡すみたいなことが一般的なルールであろうというお話だったんですけれども、さいたま市役所内ではそういうふうにはなっていないということが今、今回の調査で分かったということですか。この与野まちづくり事務所のことだけではなくて、市全体としてそういう部署が多いんでしょうか。また、そういう管理というのはもうそれぞれの部署に任されているということでしょうか。
◎法務・コンプライアンス課長 お答えいたします。
今回のような事案につきましては、与野まちづくり事務所でしか今回は発覚していないというか、与野まちづくり事務所だけが今回そういった形での処理をしてしまったということで、ほかは通常であれば使用承認印をもらった上で公印を押すといったルールは徹底されているかと思います。
◆照喜納弘志委員 使用のルールじゃなくて保管のルール。どういうふうに保管するべきかという。
○土橋勇司委員長 総務課長
◎総務課長 すみません、お答えいたします。
まず、保管のルールにつきましても、先ほど来ちょっと御説明させていただいていますとおり、規則で、堅牢な容器に入れて施錠してというところが規定されてございます。今回の与野まちづくり事務所の不適正な事務処理の関係につきましては、我々総務課でも公印の使用状況について全庁的に確認をいたしました。第三者的な目で見て確認もしております。報告としては、適正な管理をされているという調査の結果、概略としてはそういう形にはなるんですけれども、そこはほかの所管では類似の事例はなかったというような状況でございます。
◆照喜納弘志委員 類似の事例があると困るんですけれども、分かりました。
あともう一つ、今出てきました資料で、調査検討会議の概要ということで、第１回から第８回までこれまで行われてきたということが示されております。今回の報告は前回の６月27日の行政報告以降についての報告でございますので、要はこの第６回、７回、８回、それ以降この３回行われてきたということでよろしいですね。
◎法務・コンプライアンス課長 お答えいたします。
委員おっしゃるとおりでございます。
◆照喜納弘志委員 この６回、７回、８回の中で、関係者に対するヒアリングについての報告というのがこの中にはないんですけれども、一方でヒアリング調査について見ますと、５月27日から８月28日まで、延べ38回行われたとあります。これは６月27日以降では何回行われているかというのは分かりますでしょうか。
◎法務・コンプライアンス課長 お答えいたします。
４回でございます。
◆照喜納弘志委員 ありがとうございます。延べ38回のうち４回がこの６月27日以降行われたということですね。その４回で、対象者も24名となっておりますけれども、４回のヒアリングですのでそんなに数、この24名全員にもう一度やったということではないんでしょうか。
◎法務・コンプライアンス課長 対象者としては、３名に対してヒアリングを行っております。
◆照喜納弘志委員 ありがとうございます。３名に追加で実施、当該職員や前所長等に対するヒアリングについてということですから、そういうことですね。当該職員、また前所長、その他もう１名、３名に対して４回ヒアリングを行ったということですね、分かりました。
前回の調査のときに周りの職員からもいろんな証言が出てきていて、その証言の内容についての確認というのはされてはいないということですか。
◎法務・コンプライアンス課長 お答えいたします。
それ以外の職員につきましては、６月27日以降については特段ヒアリングはしてございません。
◆照喜納弘志委員 分かりました。
新たな事実がすぐ判明しないかなとは思いますんで、前回は24名の職員の方に本当に幅広く確認して、ヒアリングをして、様々なお話がまた出てきたと思うんですけれども、今回、要は３名にしかされていないという。やっぱりその中から新たな事実が判明するということはまあないかなと思うんですけれども、今後さらにヒアリングを重ねていくということはもうないんでしょうか。
◎法務・コンプライアンス課長 お答えいたします。
現状につきましては、こちらとしては一通りヒアリングはさせていただいたとは考えてございます。ただ、今後例えば警察の捜査状況によっては、新たな事実が判明しただとか、そういった変わった点がもし今後発生するような状況が生じましたら、そこはまた追加でヒアリングをしていくという必要性はあるんじゃないかなとは考えてございます。
